学生学期制、寒暑期出国（境）交流项目离校手续办理说明
依据校外〔2017〕9号
《兰州大学学生出国（境）交流管理办法》.pdf相关规定，现将学生参加出国（境）学期制及寒暑期交流项目离校手续办理注意事项说明如下：
一、办理方法
1.办理流程
线上项目：
（1）学生登录兰州大学学生出国（境）交流管理系统（以下简称“系统”），于报名截止日期前（学校发布项目）/参加项目前10个工作日（自联项目）完成系统申请、学院和学校审核。
（2）学生录取后，在参加项目前系统完成派出确认（确认/变更项目“出入境时间”），上传录取通知书、交流协议书等材料。
（3）申请学校相关资助的同学，在参加项目前系统完成经费预算审批，以免影响参加项目后的资助核销。
线下项目：
（1）学生登录兰州大学学生出国（境）交流管理系统（以下简称“系统”），于报名截止日期前（学校/学院发布的项目）/参加项目前10个工作日（自联项目）完成系统申请、学院和学校审核。
（2）学生录取后，在参加项目前系统完成派出确认（确认/变更项目“出入境时间（抵离中国的时间）”），上传录取通知书、交流协议书等材料。
（3）申请学校/学院相关资助的同学，在参加项目前系统完成经费预算审批，以免影响参加项目后的资助核销。
2. 可能用到的审批材料
（1) 《兰州大学学生出国（境）交流审批表》（简称“审批表”，见附件,通过系统报名同学可从系统导出）；
（2）《兰州大学学生出国（境）交流协议书》（简称“协议书”，见附件）；
（3）《兰州大学学生出国（境）交流离校通知单》
（简称“通知单”， 见附件）；
（4）《兰州大学因公临时出国（境） 经费预算审批表》（如学校/学院报销相关费用）。
3.协议书填写须知
（1）“甲方”为兰州大学，“甲方代表”为国际合作与交流处暨港澳台事务办公室（简称“国际处暨港澳台办”）；
（2）“乙方”为学生本人；“乙方学院联系人”为学生所在学院分管学生工作的院领导或辅导员；“乙方亲属”为学生父母或配偶等（如乙方亲属在外地不方便签字，学生可在告知亲属协议书内容并征求其同意后代签）；
（3）“项目类别”、“国（境）外交流院校”、“期限”请按照实际情况勾选或填写；
（4）“乙方声明”处需学生本人按照要求抄写；
（5）协议书乙方学生签字后即可上传系统，（甲方无需签字盖章）学校审批通过即视为协议生效。
4.通知单办理须知
通知单仅限参加学期制交流项目且申请退宿的学生使用。请以小组为单位，持通知单到学院以及相关部门办理。无需退宿的同学，只需在本人宿舍楼管理员处报备离校情况；
5.审批说明
已向国际处暨港澳台办提交并完成审批的学生无需再次提交审批；尚未报批的同学请提前10个工作日左右提交审批材料。
6.出国（境）备案、境外管理、返校备案
1、学生出国（境）参加交流项目前，需在兰州大学学生出国（境）交流管理系统完成派出确认，申请学校资助或申请核销的学生需在该系统完成经费预算申请，报相关负责老师、国际处、财务处审核通过后方可离校；
2、学生抵达目的地，需在系统完成在外打卡，与家长、学院和学校保持畅通联系；
3、学生完成交流后，在系统完成返校备案，提交相关交流总结和资助核销申请；请按要求完成相关申请备案，以免影响派出和核销等。
二、提交材料
线上系统完成审批，无需提交纸质版审批材料
三、相关事项说明
1.费用
（1）学费：赴国（境）外参加交流项目的学生，均需正常缴纳我校学费。
（2）住宿费：赴国（境）外交流一学年（秋季和次年春季学期）的同学，可以申请办理退宿，免缴当学年住宿费。如学生本人不申请退宿，则默认为须正常缴纳当学年住宿费；赴国（境）外交流一学期及跨学年两学期（当年春季和秋季学期）的同学，不能办理退宿手续，须按学年标准正常缴纳住宿费。
请同学们在下一学年开学前，在与本人缴费关联的银行卡中存入足额学费和住宿费。
2.下学期选课事宜
经与学校相关部门沟通，校际交换生在交流期间无须在本校选课。返校后，学校将根据交流所在学校出具的成绩单换算学分。在境外修读与主修专业教学计划课程名称相同的课程，或课程名称不同，但课程内容基本相同或相近的课程，均可冲抵我校相关课程学分。在境外修读的其他课程可计入我校选修课学分。“两课”课程及在交流期间没有学习的专业课程需在返校后补修。
建议同学们在离校前，依据《兰州大学派出交流生学习计划安排表》再次将学分转换事宜与所在学院教学秘书和分管教学院长协商确认。如到达境外学校后发现所选课程与原计划不符，则需第一时间联系学院教学秘书确认学分转换事宜，以免耽误学业。
关于在外期间选课，详见《兰州大学本科交流生管理办法（试行）>http://ldxb.lzu.edu.cn/lzupage/2013/05/23/N20130523161000.html; 返校后学分转换的管理规定,详见《兰州大学本科生课程考核与成绩管理办法》https://xxb.lzu.edu.cn/lzupage/2020/02/19/N20200219120909.html
3.有关返校问题
派出学生可以直接从居住地出国（境），无须于下学期返回学校注册。国际处暨港澳台办将向学校注册中心信息，注册中心将直接将注册信息备注为“因交流学习不在校”的状态。派出学生结束在外交流学习后，返校时持校园卡到学生注册中心（本部学生活动中心204）报到，恢复注册状态。
4.其他注意事项
派出学生还应在离校前清退图书馆借书，与班主任、辅导员、教学秘书等相关老师告别。抵达境外住宿地要及时在系统完成境外打卡手续，上传联系人和联系方式。在外期间也必须时常与自己的老师保持联系和进行必要沟通，建议每月一次汇报。
及时了解掌握交流院校所在国家和地区相关法律法规，掌握报警和急救电话。在国外交流学习的同学应与中国驻外使领馆教育处组保持联系，遇紧急情况第一时间向交流院校学生管理部门或使领馆报告。
5. 附件下载地址
《兰州大学学生出国（境）交流审批表》（附填写说明）
